ปัจจุบันได้มีการนำเทคโนโลยีต่าง ๆ มาใช้ในการทำงานระยะไกลกันมากขึ้น โดยเฉพาะ Video Conference คือระบบประชุมทางไกลที่ไม่ว่าจะเป็นองค์กรเล็กหรือใหญ่ต่างก็นิยมใช้เพื่อการทำงาน ติดต่อสื่อสารเพื่อเพิ่มโอกาสทางธุรกิจ โดยไม่ต้องกังวลเรื่องข้อจำกัดของระยะทาง โดยมักจะเห็นการใช้ระบบ Video Conference ในงานสำคัญต่าง ๆ เช่น การประชุมงาน รวมถึงสถานศึกษาต่าง ๆ ก็นิยมนำมาใช้ในการเรียนการสอนด้วย เนื่องจากมีความทันสมัย รวดเร็ว และผู้สื่อสารทั้งสองฝ่าย สามารถสื่อสารโต้ตอบได้แบบทันที
Video Conference คืออะไร
การประชุมระยะไกล หรือ Video Conference คือ การประชุมที่ผู้เข้าร่วมประชุมอยู่คนละที่กัน สามารถพูดคุย ได้รับภาพและเสียงเสมือนพูดคุยกันแบบตัวต่อตัวจริง ๆ ผ่านระบบเครือข่ายการสื่อสารโทรคมนาคมในรูปแบบต่าง ๆ เป็นตัวเชื่อมต่อถึงกัน ไม่ว่าจะเป็นเครือข่ายโทรศัพท์ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์กรหรือแลน เครือข่าย Over Internet Protocol และที่นิยมที่สุดก็คือ เครือข่ายอินเทอร์เน็ต ที่สามารถเข้าถึงได้ง่าย และมีเทคโนโลยีโครงข่ายที่ทันสมัยและราคาถูกนั่นเอง
อุปกรณ์สำคัญเพื่อการ Video Conference อะไรบ้าง ?
การเลือกใช้อุปกรณ์เพื่อการ Video Conference คือปัจจัยสำคัญที่จะช่วยให้การประชุมทางไกลดูเป็นมืออาชีพและมีประสิทธิภาพมากที่สุด เพื่อให้การประชุม ปรึกษาหารือเรื่องสำคัญต่าง ๆ ผ่านไปได้อย่างราบรื่น มีความเข้าใจตรงกัน โดยอุปกรณ์หลัก ๆ ที่ต้องใช้เพื่อการ Video Conference คือ
1.กล้องจับภาพ ใช้จับภาพผู้เข้าร่วมประชุมที่จะมีการแสดงภาพแบบ HD เพื่อทำการส่งเข้า CODEC (โคเด็ก) แปลงและบีบอัดสัญญาณ มีระบบเซอร์โว เพื่อควบคุมมาจากระยะไกลให้ปรับมุมมองได้ ซูมเข้าออกจากภาพได้ โดยกล้องจับภาพนี้มักใช้กรณีที่ห้องประชุมขนาดใหญ่ มีผู้ร่วมประชุมจำนวนมาก
2.จอรับภาพ มักจะเป็นจอฉากสีขาวขนาดใหญ่ที่จะใช้รับภาพจาก Projector โดยสามารถเลือกขนาดให้เหมาะสมตามขนาดพื้นที่ในห้องได้ ซึ่งการประชุมใหญ่ ๆ อาจเพิ่มให้มีได้ทั้งจอฝั่งผู้พูด จอภาพสำหรับนำเสนอ
ลำโพงและไมโครโฟน อาจเรียกรวม ๆ ได้ว่าระบบเครื่องเสียงชุดประชุม ที่มีทั้งเครื่องขยายเสียง เครื่องควบคุมเสียง เครื่องผสมสัญญาณเสียง ลำโพงและไมโครโฟนที่ราคาก็ขึ้นอยู่กับคุณภาพของอุปกรณ์
4.รีโมทคอนโทรล การใช้รีโมทคอนโทรลเป็นอีกอุปกรณ์ที่สำคัญเช่นกัน หากต้องประชุมในห้องขนาดใหญ่ ผู้เข้าร่วมประชุมมีจำนวนมาก การใช้รีโมทคอนโทรลจะทำให้สะดวกในการนำเสนอมากขึ้น เพราะจะได้ไม่ต้องเดินไปเดินมาเพื่อกดหน้าจอ เปลี่ยนสไลด์ต่าง ๆ
5 วิธีเลือกระบบ Video Conference ให้ตอบโจทย์การใช้งาน
การจะเลือกใช้ระบบ Video Conference ที่ดีจะทำให้การติดต่อสื่อสาร การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น แล้วระบบ Video Conference ที่ดีควรมีลักษณะอย่างไร ต้องเลือกจากอะไร เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น ไม่มีติดขัด แสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพ และยังช่วยเพิ่มความน่าเชื่อให้กับธุรกิจของคุณได้อีกด้วย โดยคุณสมบัติสำคัญที่ควรต้องมี คือ
1.Cloud Recording
การมี Cloud Recording ช่วยจัดเก็บข้อมูลจะทำให้สามารถประหยัดเวลาและประหยัดพื้นที่จัดเก็บด้วย เช่น การต้องให้พนักงานบันทึกการประชุมเป็นเวลานาน ๆ และจัดเก็บไฟล์เอาไว้บนอุปกรณ์ต่าง ๆ ทำให้ต้องเสียพื้นที่จัดเก็บจำนวนมาก แต่การมี Cloud Recording จะช่วยประหยัดพื้นที่จัดเก็บได้มากขึ้น ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุม ไม่จำเป็นต้องนั่งจดบันทึกโดยละเอียดระหว่างพูดคุยกัน พวกเขาสามารถมีส่วนร่วมกับการประชุมได้อย่างเต็มที่ โดยไม่ต้องกังวลว่าจะพลาดข้อมูลสำคัญอะไรไป อีกทั้งคนที่ไม่ได้เข้าร่วมประชุม Video Conference ก็สามารถเข้ามาดูประชุมย้อนหลังได้อีกด้วย
Cloud Recording ช่วยให้ผู้เข้าร่วมการประชุมสามารถเข้าถึงและแชร์การประชุมที่บันทึกไว้ได้อย่างสะดวก รวดเร็ว โดยทั่วไปแล้วการบันทึกจะถูกจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ ทำให้บุคคลที่ได้รับอนุญาตสามารถเรียกดูได้ทันที และดูได้จากทุกที่ทุกเวลาอีกด้วย ถือเป็นอีกหนึ่งความสะดวกสบายในการทำงานร่วมกัน
2.ระบบความปลอดภัย
การประชุมกันภายในองค์กร หรือ การประชุม Video Conference ระหว่างองค์กร ส่วนใหญ่จะเป็นการประชุมซึ่งมีข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับธุรกิจ หรืออาจมีข้อมูลสำคัญส่วนบุคคล ต่างเป็นข้อมูลลับที่ไม่สามารถเปิดเผยสู่ภายนอกได้ ทำให้ต้องมีระบบรักษาความปลอดภัยที่ดีด้วย เช่น
- ระบบป้องกันหรือการขออนุญาตบันทึกหน้าจอ
- ระบบป้องกันการบันทึกหรืออัดเสียง
- ระบบป้องกันหรืออนุญาตให้เข้าประชุม ได้โดยต้องใส่ รหัสผ่านก่อน
- ระบบการอนุญาตปิดเสียง-เปิดเสียง และจะพูดได้เมื่อผู้เป็น host อนุญาตเท่านั้น
3.รับมือกับความไม่เสถียรภาพของ Internet ได้
ระบบในแบบเก่าอาจจะไม่รองรับการใช้งานที่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตที่คุณภาพสัญญาณไม่เสถียรอย่างในปัจจุบัน และหากเลือกใช้อินเทอร์เน็ตราคาถูกก็อาจทำให้เกิดปัญหาติดขัดในการประชุมได้ ทำให้การเลือกใช้ระบบ Video Conference ที่ดีต้องสามารถรับมือกับอินเทอร์เน็ตที่ไม่มีความเสถียรได้อย่างดี เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น
4.ต้องมีฟังก์ชันการแชร์หน้าจอ
จะขาดฟังก์ชันที่สำคัญในข้อนี้ไปไม่ได้นั่นคือ ฟังก์ชันการแชร์หน้าจอ (Share Screen) เพื่อให้ทุกคนได้เห็น Presentation วิดีโอ ภาพ เสียง หรือหน้าจอการใช้งานขณะนั้น ซึ่งระบบที่ดีควรจะรองรับการแสดงผลได้กับทุกอุปกรณ์ทั้งคอมพิวเตอร์ แล็ปท็อป แท็บเล็ต โทรศัพท์มือถือ และรองรับทุกระบบปฏิบัติการที่หลากหลายทั้ง Windows, Mac, IOS และ Android ทำให้ผู้เข้าร่วมทุกคนสามารถเข้าร่วมและดูเนื้อหาจากการแชร์หน้าจอได้อย่างไม่มีติดขัด
5.ต้องมีฟังก์ชัน Virtual Background และระบบ Retouch
บางครั้งการต้องประชุม Video Conference ก็มีการต้องออกไปด้านนอก หรือฉากด้านหลังเป็นสถานที่ที่ไม่ค่อยเรียบร้อย และไม่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมประชุมเห็นฉากด้านหลัง จึงอาจจะต้องมีการใช้ Virtual Background ที่เราสามารถเลือกได้มาใส่ไว้ด้านหลัง หรือการฟังก์ชันรีทัช เพื่อทำให้หน้าตา ผิวหน้าดูดีเรียบเนียนขึ้น เพื่อให้ดูมีภาพลักษณ์ที่ดีขึ้นได้ในการประชุมที่จริงจัง หรือต้องการสร้างความน่าเชื่อถือให้กับตนเองและองค์กร
ขั้นตอนการติดตั้งระบบ Video Conference มีอะไรบ้าง ?
หลังจากเตรียมอุปกรณ์ และเข้าใจถึงระบบการทำงานของ Video Conference ว่ามีอะไรบ้างแล้ว ? ก็มาดูกันดีกว่าว่าขั้นตอนการติดตั้งมีอะไรบ้าง ดังนี้
- เชื่อมต่อกล้องจับภาพเข้ากับตัวแปลงสัญญาณ และต่อเข้ากับอุปกรณ์หลัก เช่น คอมพิวเตอร์ แล็ปท็อปส่วนตัว เป็นต้น
- เชื่อมต่ออุปกรณ์หลักเข้ากับเครื่องฉายโปรเจคเตอร์ รวมทั้งระบบเสียง
- ตรวจสอบการใช้งาน ว่าสามารถใช้งานได้ปกติหรือไม่ ก่อนการ Video Conference จริงจะเริ่มต้นขึ้น
โปรแกรมยอดฮิตสำหรับ Video Conference คืออะไรบ้าง
ทำความรู้จักกับ Video Conference มาพอสมควรแล้ว มาดูกันว่าแล้วแอปพลิเคชั่น หรือโปรแกรมยอดฮิตสำหรับ Video Conference คืออะไรบ้าง ดังนี้
1. Zoom
สำหรับโปรแกรม Zoom เรียกได้ว่าในช่วง 3-4 ปีมานี้ ก็ต้องเคยได้ยินกันอย่างแน่นอน โดย Zoom เป็นแพลตฟอร์มการประชุมออนไลน์ที่ถูกออกแบบมาให้ใช้งานได้ทั้งวิดิโอ ภาพ เสียงและแชตในรูปแบบออนไลน์ โดยทำให้การเชื่อมต่อ หรือการสื่อสารสามารถเข้าใกล้กันได้มากยิ่งขึ้น โดยมีระบบปฏิบัติการรองรับทั้งบนระบบ Android และ App Store หรือสามารถดาวน์โหลดเป็นโปรแกรม และใช้งานผ่านเว็บไซต์ได้ง่าย ๆ เลย
2. Google Meet
หลายคนอาจจะยังไม่ทราบว่า Google มีการให้บริการแพลตฟอร์มการประชุมออนไลน์ที่สามารถใช้งานได้ฟรี อย่าง Google Meet นั่นเอง มาด้วยลักษณะการใช้และหน้าตาเว็บไซต์ที่ friendly สามารถใช้งานได้ง่าย สามารถใช้งานได้ทั้งวิดิโอ เสียงและแชต ซึ่งการใช้งานจะเชื่อมกับระบบปฏิบัติการอื่น ๆ บน Google Workspace อีกด้วย
3. Microsoft Teams
อีกหนึ่งโปรแกรมที่หลาย ๆ คนน่าจะได้เคยมีโอกาสลองใช้กันมาบ้าง อย่าง Microsoft Teams อีกหนึ่งแพลตฟอร์มสำหรับการประชุมออนไลน์ นิยมใช้งานผ่าน Microsoft Office เป็นหลัก ซึ่งสามารถใช้งานได้ทักวิดิโอ เสียงและแชตเช่นเดียวกันกับแพลตฟอร์มอื่น ๆ แต่สิ่งที่ทำให้ Microsoft Teams แตกต่างจาก Video Conference อื่น คือความปลอดภัยของข้อมูลการประชุมนั่นเอง เหมาะสำหรับองค์กรต่าง ๆ ที่ต้องการแพลตฟอร์มสามารถใช้งานได้สะดวก
ประโยชน์ของการใช้ Video Conference คืออะไรบ้าง ?
- ลดช่องว่างระหว่างการสื่อสารให้ง่ายมากยิ่งขึ้น
- สามารถใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา
- ประหยัดพื้นที่ในการทำงาน และไม่ต้องเสียเวลาเดินทาง
- สามารถนำมาใช้ในวงการศึกษา เพื่อให้หลาย ๆ คนสามารถเข้าถึงการศึกษาได้มากขึ้น
สรุป
ระบบ Video Conference คือจะเข้ามาทำให้การประชุมทางไกลขององค์กรเป็นไปอย่างราบรื่น จึงควรลงทุนกับระบบที่สามารถตอบโจทย์การใช้งานได้เพื่อให้เกิดความคุ้มค่ากับองค์กร ข้อดีและข้อเสียของ Video Conference นั้นก็มีแตกต่างกันไป จึงควรพิจารณาเลือกใช้แต่ละระบบให้ดี มีมาตรฐาน ทันสมัย มีฟังก์ชันตอบโจทย์ตามที่ต้องการ
Project PRO ตัวแทนจำหน่ายโปรเจคเตอร์ และอุปกรณ์เสริมต่าง ๆ เพื่อใช้ในงานระบบ Video Conference เรามีบริการครบวงจร ยินดีให้คำปรึกษา พร้อมบริการจัด-ส่ง และงานติดตั้งวางระบบ รวมทั้งบริการซ่อมบำรุง และให้เช่าโปรเจคเตอร์จากทีมช่างผู้เชี่ยวชาญ
