Skip to content

ระบบ Video Conference คืออะไร

ปัจจุบันได้มีการนำเทคโนโลยีต่าง ๆ มาใช้ในการทำงานระยะไกลกันมากขึ้น และที่เห็นบ่อย ๆ คือ ระบบ Video Conference ที่ไม่ว่าจะเป็นองค์กรเล็กหรือใหญ่ ต่างก็นิยมใช้ Video Conference ในการติดต่อสื่อสารระยะไกลทั้งนั้น เช่น ใช้ในการประชุมงาน รวมถึงสถานศึกษาต่าง ๆ ก็นิยมนำมาใช้ในการเรียนการสอนด้วย เนื่องจากมีความทันสมัย รวดเร็ว และผู้สื่อสารทั้งสองฝ่าย สามารถสื่อสารโต้ตอบได้แบบทันที

Video Conference คืออะไร

Video Conference หรือ การประชุมระยะไกล คือ การประชุมทางไกลที่ผู้ร่วมประชุมอยู่คนละที่กัน สามารถพูดคุย และได้รับภาพและเสียงเสมือนคุยกันแบบเจอกันตัวจริง ๆ ผ่านระบบเครือข่ายการสื่อสารโทรคมนาคมในรูปแบบต่าง ๆ เป็นตัวเชื่อมต่อถึงกัน ไม่ว่าจะเป็นเครือข่ายโทรศัพท์ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์กรหรือแลน เครือข่าย Over Internet Protocol และที่นิยมที่สุดก็คือเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ที่สามารถเข้าถึงได้ง่าย และมีเทคโนโลยีโครงข่ายที่ทันสมัยและราคาถูกนั่นเอง   

อุปกรณ์สำคัญเพื่อการ Video Conference มีดังนี้

การเลือกใช้อุปกรณ์เพื่อการ Video Conference เป็นอีกสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้การประชุมทางไกลดูเป็นมืออาชีพ ทำการประชุมปรึกษาหารือกันได้อย่างราบรื่น สื่อสารให้เข้าใจตรงกันได้ ซึ่งอุปกรณ์หลัก ๆ ที่ต้องใช้หลัก ๆ มีดังนี้

1.กล้องจับภาพ : ใช้จับภาพผู้เข้าร่วมประชุมที่จะมีการแสดงภาพแบบ HD เพื่อทำการส่งเข้า CODEC (โคเด็ก) แปลงและบีบอัดสัญญาณ มีระบบเซอร์โว เพื่อควบคุมมาจากระยะไกลให้ปรับมุมมองได้ ซูมเข้าออกจากภาพได้ มักใช้กรณีที่ห้องประชุมขนาดใหญ่ มีผู้ร่วมประชุมจำนวนมาก 

2.จอรับภาพ : มักจะเป็นจอฉากสีขาวขนาดใหญ่ที่จะใช้รับภาพจาก Projector โดยสามารถเลือกขนาดให้เหมาะสมตามขนาดพื้นที่ในห้องได้ ซึ่งการประชุมใหญ่ ๆ  อาจเพิ่มให้มีได้ทั้งจอฝั่งผู้พูด, จอภาพสำหรับนำเสนอ  

3.ลำโพงและไมโครโฟน : อาจเรียกรวม ๆ ได้ว่าระบบเครื่องเสียงชุดประชุม ที่มีทั้งเครื่องขยายเสียง เครื่องควบคุมเสียง เครื่องผสมสัญญาณเสียง ลำโพงและไมโครโฟนที่ราคาก็ขึ้นอยู่กับคุณภาพของอุปกรณ์  

4.รีโมทคอนโทรล : การใช้รีโมทคอนโทรลเป็นอีกอุปกรณ์ที่สำคัญเช่นกัน หากต้องประชุมในห้องขนาดใหญ่ ผู้เข้าร่วมประชุมมีจำนวนมาก การใช้รีโมทคอนโทรลจะทำให้สะดวกในการนำเสนอมากขึ้น เพราะจะได้ไม่ต้องเดินไปเดินมาเพื่อกดหน้าจอ เปลี่ยนสไลด์ต่าง ๆ 

ระบบ Video Conference

การจะเลือกใช้ระบบ Video Conference ที่ดีจะทำให้การติดต่อสื่อสาร การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น แล้วระบบ Video Conference ที่ดีควรมีลักษณะอย่างไร ต้องเลือกจากอะไร เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น ไม่มีติดขัด แสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพ อาจสังเกตได้จากลักษณะดังต่อไปนี้

Cloud Recording

การมี Cloud Recording ช่วยจัดเก็บข้อมูลจะทำให้สามารถประหยัดเวลา และยังประหยัดพื้นที่จัดเก็บด้วย เช่น การต้องให้พนักงานบันทึกการประชุมเป็นเวลานานๆ และจัดเก็บไฟล์เอาไว้บนอุปกรณ์ต่าง ๆ ทำให้ต้องเสียพื้นที่จัดเก็บจำนวนมาก แต่การมี  Cloud Recording จะทำให้ช่วยประหยัดพื้นที่จัดเก็บได้มากขึ้น คนที่ไม่ได้เข้าประชุม Video Conferenceก็สามารถเข้ามาดูประชุมย้อนหลังได้ด้วย

ระบบความปลอดภัย

การประชุมกันในองค์กรขนาดใหญ่ภายในองค์กร หรือ การประชุม Video Conference ระหว่างองค์กรบางครั้งก็เป็นข้อมูลสำคัญ ข้อมูลลับที่ไม่สามารถเปิดเผยสู่ภายนอกได้ ทำให้ต้องมีระบบรักษาความปลอดภัยที่ดีด้วย เช่น

  • ระบบป้องกันหรือการขออนุญาตบันทึกหน้าจอ 
  • ระบบป้องกันการบันทึกหรืออัดเสียง 
  • ระบบป้องกันหรืออนุญาตให้เข้าประชุม ได้โดยต้องใส่ รหัสผ่านก่อน   
  • ระบบการอนุญาตปิดเสียง-เปิดเสียง และจะพูดได้เมื่อผู้เป็น host อนุญาตเท่านั้น

รับมือกับความไม่เสถียรภาพของ Internet ได้

ระบบในแบบเก่าอาจจะไม่รองรับการใช้งานที่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตที่คุณภาพสัญญาณไม่เสถียรอย่างในปัจจุบัน และหากเลือกใช้อินเทอร์เน็ตราคาถูกก็อาจทำให้เกิดปัญหาติดขัดในการประชุมได้ ทำให้การเลือกใช้ระบบ Video Conference ที่ดีต้องสามารถรับมือกับอินเทอร์เน็ตที่ไม่มีความเสถียรได้อย่างดี เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น

ต้องมีฟังก์ชันการแชร์หน้าจอ

จะขาดฟังก์ชันที่สำคัญในข้อนี้ไปไม่ได้นั่นคือ ฟังก์ชันการแชร์หน้าจอ (Share Screen) เพื่อให้ทุกคนได้เห็น presentation วิดีโอ ภาพ เสียง หรือหน้าจอการใช้งานขณะนั้น ซึ่งระบบที่ดีควรจะรองรับการแสดงผลได้ทั้งหมด และรองรับการใช้งาน ทั้ง windows , mac, ios and android ให้สามารถแชร์สื่อได้ทุกประเภทอย่างไม่มีติดขัด

ต้องมีฟังก์ชัน Virtual Background และระบบ Retouch

บางครั้งการต้องประชุม Video Conference ก็มีการต้องออกไปด้านนอก หรือฉากด้านหลังเป็นสถานที่ที่ไม่ค่อยเรียบร้อย และไม่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมประชุมเห็นฉากด้านหลัง จึงอาจจะต้องมีการใช้ Virtual Background ที่เราสามารถเลือกได้มาใส่ไว้ด้านหลัง หรือการฟังก์ชันรีทัช เพื่อทำให้หน้าตา ผิวหน้าดูดีเรียบเนียนขึ้น เพื่อให้ดูมีภาพลักษณ์ที่ดีขึ้นได้ในการประชุมที่จริงจัง หรือต้องการสร้างความน่าเชื่อถือให้กับตนเองและองค์กร

ระบบ Video Conference นั้นมีมากมายที่จะทำให้การประชุมทางไกลขององค์กรเป็นไปอย่างราบรื่น  จึงควรลงทุนกับระบบที่สามารถตอบโจทย์การใช้งานได้เพื่อให้เกิดความคุ้มค่ากับองค์กร ข้อดีและข้อเสียของ Video Conference นั้นก็มีแตกต่างกันไป จึงควรพิจารณาเลือกใช้แต่ละระบบให้ดี มีมาตรฐาน ทันสมัย มีฟังก์ชันตอบโจทย์ตามที่ต้องการ