เมื่อรูปแบบการทำงานของธุรกิจก้าวเข้าสู่ระบบ Hybrid Work อย่างเต็มตัว การเตรียมความพร้อมขององค์กรเพื่อให้พนักงานสามารถทำงานและประชุมร่วมกันได้อย่างไร้รอยต่อจึงกลายมาเป็นเรื่องสำคัญ หลายบริษัทเริ่มนำเทคโนโลยีและแนวคิดใหม่ ๆ เข้ามาประยุกต์ใช้ เพื่อเพิ่มความยืดหยุ่นและลดความยุ่งยากในการเชื่อมต่ออุปกรณ์ หากคุณกำลังมองหาโซลูชันสำหรับห้องประชุมสมัยใหม่ เชื่อว่าต้องเคยพบเห็นคำศัพท์เหล่านี้ผ่านตามาบ้าง บทความนี้ Project PRO จะพาคุณรู้จักกับ BYOD และ BYOM คืออะไร มีความแตกต่างกันอย่างไร และแบบไหนที่ตอบโจทย์การทำงานในองค์กรของคุณมากที่สุด
BYOD คืออะไร
BYOD (Bring Your Own Device) คือนโยบาย หรือรูปแบบการทำงานที่องค์กรอนุญาตให้พนักงานนำอุปกรณ์ไอทีส่วนตัว เช่น สมาร์ตโฟน แท็บเล็ต หรือแล็ปท็อปส่วนตัว เข้ามาใช้ในการทำงาน และเชื่อมต่อเข้ากับระบบเครือข่ายของบริษัทได้ ซึ่งแนวคิดนี้ได้รับความนิยมอย่างมาก เพราะช่วยให้พนักงานมีความยืดหยุ่นและสามารถทำงานได้จากทุกที่ทุกเวลา
ข้อดีของ BYOD
การนำแนวคิด BYOD มาใช้ในองค์กรมีข้อดี ดังนี้
- ลดต้นทุนขององค์กร ประหยัดงบประมาณในการจัดซื้อ บำรุงรักษา และอัปเกรดอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ส่วนกลาง
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน พนักงานมีความคุ้นเคยกับอุปกรณ์ และระบบปฏิบัติการของตนเอง ทำให้สามารถทำงานได้รวดเร็วและคล่องตัวยิ่งขึ้น
- มีความยืดหยุ่นสูง รองรับการทำงานในยุคดิจิทัลที่พนักงานสามารถตอบสนองต่องาน หรือตอบอีเมลได้แม้ไม่ได้อยู่ที่โต๊ะทำงาน
ข้อจำกัดของ BYOD
แม้จะมีข้อดีหลายด้าน แต่การใช้ BYOD ก็ยังมีข้อจำกัดที่องค์กรต้องพิจารณา ดังนี้
- ความปลอดภัยของข้อมูล ข้อมูลสำคัญของบริษัทอาจรั่วไหลได้ง่ายหากอุปกรณ์ส่วนตัวของพนักงานสูญหาย หรือติดมัลแวร์
- ความยุ่งยากในการบริหารจัดการไอที แผนก IT ต้องเผชิญกับระบบปฏิบัติการ และอุปกรณ์ที่หลากหลาย ทำให้การซัพพอร์ต หรือควบคุมมาตรฐานทำได้ยาก
- ความเป็นส่วนตัวของพนักงาน พนักงานอาจรู้สึกว่า องค์กรก้าวก่ายความเป็นส่วนตัว หากมีการติดตั้งซอฟต์แวร์ติดตาม หรือจัดการอุปกรณ์ (MDM) ลงบนเครื่องส่วนตัว
BYOM คืออะไร
BYOM (Bring Your Own Meeting) คือการต่อยอดเทคโนโลยีขึ้นมาจาก BYOD โดยเป็นเทรนด์การประชุมรูปแบบใหม่ที่ผู้เข้าร่วมสามารถนำแล็ปท็อปของตนเองเข้ามาในห้องประชุม และใช้เป็นโฮสต์รันโปรแกรมประชุมออนไลน์ที่ตนเองถนัด เช่น Zoom, Teams, Webex ได้ทันที
โดยระบบ BYOM จะทำหน้าที่เชื่อมต่อแล็ปท็อปนั้นเข้ากับอุปกรณ์ภาพ และเสียงระดับมืออาชีพของห้องประชุม เช่น กล้อง PTZ ไมโครโฟนรอบทิศทาง ซาวด์บาร์แบบไร้สาย ทำให้ได้คุณภาพการประชุมระดับองค์กรผ่านคอมพิวเตอร์ส่วนตัว
ข้อดีของ BYOM
ระบบ BYOM เข้ามาช่วยยกระดับการประชุมในยุคปัจจุบันให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยข้อดีต่าง ๆ ดังนี้
- ใช้งานง่ายและคุ้นเคย ผู้ประชุมไม่ต้องเรียนรู้วิธีใช้คอมพิวเตอร์ส่วนกลางของห้องประชุม สามารถเริ่มประชุมผ่านซอฟต์แวร์บนเครื่องตัวเองได้ทันที
- อิสระด้านแพลตฟอร์ม ไม่จำกัดว่าจะต้องประชุมผ่านแอปพลิเคชันใดแอปพลิเคชันหนึ่ง หากลูกค้าเชิญประชุมผ่านซอฟต์แวร์ที่ต่างกันก็สามารถกดยอมรับและเข้าร่วมได้เลย
- คุณภาพภาพและเสียงระดับโปร ลืมปัญหาภาพแตก หรือเสียงไมค์เบาจากการนั่งประชุมหน้าแล็ปท็อปแบบเดิม ๆ ไปได้เลย เพราะระบบจะดึงประสิทธิภาพของกล้อง และไมโครโฟนคุณภาพสูงของห้องประชุมมาใช้งานแทนแบบไร้สาย
ข้อจำกัดของ BYOM
อย่างไรก็ตาม การปรับแต่งห้องประชุมให้รองรับเทคโนโลยีนี้อาจมีข้อจำกัดบางประการ
- ต้นทุนในการวางระบบเริ่มต้น องค์กรจำเป็นต้องลงทุนติดตั้งอุปกรณ์รับส่งสัญญาณไร้สาย (Wireless Conferencing System) ที่รองรับระบบ BYOM
- ความเสถียรของเครือข่าย การส่งผ่านข้อมูลทั้งภาพ และเสียงแบบไร้สายจำเป็นต้องใช้ Bandwidth และระบบ Wi-Fi ที่มีความเสถียรสูงมากเพื่อไม่ให้เกิดการกระตุก
- การอัปเดตระบบปฏิบัติการ บางครั้งการอัปเดต OS ของผู้ใช้งาน หรือตัวแอปพลิเคชันอาจทำให้เกิดปัญหาจุกจิกในการเชื่อมต่อช่วงแรก ต้องอาศัยการอัปเดตเฟิร์มแวร์จากผู้ผลิต
BYOD กับ BYOM แตกต่างกันอย่างไร
เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้น ว่าระหว่างการนำอุปกรณ์มาเอง (BYOD) และการนำระบบประชุมมาเอง (BYOM) มีความแตกต่างกันในมิติไหนบ้าง สามารถเปรียบเทียบได้ดังนี้
| หัวข้อเปรียบเทียบ | BYOD (Bring Your Own Device) | BYOM (Bring Your Own Meeting) |
| จุดประสงค์หลัก | เน้นการนำอุปกรณ์ส่วนตัวมาเชื่อมต่อระบบเพื่อทำงานทั่วไป | เน้นการนำคอมพิวเตอร์มาเป็นศูนย์กลางควบคุมการประชุม |
| การเชื่อมต่อกับห้องประชุม | มักจะเป็นแค่การแชร์หน้าจอ (Screen Mirroring) ขึ้นจอทีวี | เชื่อมต่อแบบสองทาง ดึงภาพและเสียงจากกล้อง และไมค์ในห้องกลับมาที่คอมพิวเตอร์ |
| ซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้อง | แอปพลิเคชันทำงานทั่วไป เช่น ตอบอีเมล พิมพ์เอกสาร หรืองานระบบหลังบ้าน | ซอฟต์แวร์ Video Conference เช่น Zoom, MS Teams หรือ Google Meet) |
| อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์เสริม | ใช้เพียงระบบเครือข่าย Wi-Fi พื้นฐาน หรือ Wireless Presentation พื้นฐาน | ต้องมีฮาร์ดแวร์กลุ่ม Wireless Conferencing มารองรับโดยเฉพาะ |
เลือกระบบ BYOM หรือ BYOD อย่างไรให้เหมาะกับห้องประชุม
การเลือกว่า จะวางระบบแบบไหนนั้นขึ้นอยู่กับพฤติกรรมการประชุมขององค์กรคุณเป็นหลัก หากห้องประชุมของคุณเป็นเพียงพื้นที่สำหรับการระดมสมอง การประชุมภายในหรือนำเสนองานให้คนในห้องดูเท่านั้น การใช้ระบบ BYOD เพื่อให้นำแล็ปท็อปมาสตรีมภาพขึ้นจอทีวี หรือโปรเจคเตอร์ ก็ถือว่าเพียงพอและประหยัดงบประมาณได้มาก
แต่ในทางกลับกัน หากองค์กรของคุณมีการสื่อสารแบบ Hybrid ที่ต้องประชุมร่วมกับลูกค้า หรือพนักงานที่อยู่ทำงานจากที่บ้านเป็นประจำ การลงทุนอัปเกรดระบบเป็น BYOM จะช่วยแก้ปัญหาความยุ่งยากในการเชื่อมต่อ ลดสายไฟที่รกรุงรัง และช่วยสร้างภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพได้อย่างชัดเจน
สรุปบทความ
หากจะสรุปให้เข้าใจง่าย ๆ BYOD คือจุดเริ่มต้นของการให้อิสระพนักงานในการนำอุปกรณ์ส่วนตัวมาใช้ทำงานเพื่อเพิ่มความคล่องตัว ส่วน BYOM คือเทคโนโลยีที่เข้ามาต่อยอด และยกระดับการประชุมในยุค Hybrid ให้สมบูรณ์แบบมากยิ่งขึ้น ช่วยให้ผู้ใช้งานเชื่อมต่อ และดึงประสิทธิภาพของฮาร์ดแวร์ในห้องประชุมมาใช้งานร่วมกับแล็ปท็อปส่วนตัวได้อย่างไร้รอยต่อ
ดังนั้น การเลือกระบบที่ใช่จะช่วยให้องค์กรประหยัดงบประมาณ และตอบโจทย์พฤติกรรมการทำงานของพนักงานได้อย่างคุ้มค่าที่สุด หากคุณกำลังมองหาผู้เชี่ยวชาญในการให้คำปรึกษา ออกแบบ และติดตั้งระบบภาพและเสียงสำหรับห้องประชุมยุคใหม่ ติดต่อ Project PRO ได้เลยวันนี้! ทีมงานของเราพร้อมดูแล และนำเสนอโซลูชันที่ดีที่สุด เพื่อเปลี่ยนห้องประชุมธรรมดาของคุณให้กลายเป็น Smart Meeting Room ที่พร้อมรองรับการทำงานในทุกรูปแบบ โทร. 063-702-7766 หรือ Line @projectpro
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
อยากเปลี่ยนห้องประชุมธรรมดาให้เป็นแบบ BYOM ต้องเริ่มต้นอย่างไร?
เริ่มต้นง่าย ๆ ด้วยการตรวจสอบอุปกรณ์ภาพและเสียงเดิมในห้องประชุม เช่น กล้อง PTZ และระบบไมโครโฟน ว่ารองรับการเชื่อมต่อแบบ USB หรือไม่ จากนั้นทำการเพิ่มอุปกรณ์ประเภท Wireless Conferencing เช่น Barco ClickShare หรือแบรนด์อื่น ๆ ที่รองรับ เข้าไปเป็นตัวกลางในการสื่อสารระหว่างอุปกรณ์ในห้องกับแล็ปท็อปของผู้ใช้งาน เท่านี้ก็สามารถเปลี่ยนห้องประชุมเดิมให้รองรับ BYOM ได้ทันที
ระบบ BYOM ใช้กับ Microsoft Teams และ Zoom ได้หรือไม่?
ได้ โดยจุดเด่นที่สุดของเทคโนโลยีนี้ คือความเป็นอิสระทางแพลตฟอร์ม ผู้ใช้งานสามารถเปิดแอปพลิเคชันใดก็ได้บนแล็ปท็อปส่วนตัว ไม่ว่าจะเป็น MS Teams, Zoom, Google Meet หรือ Webex ระบบจะทำหน้าที่เปรียบเสมือนสาย USB ที่ล่องหน ดึงฮาร์ดแวร์ของห้องประชุมเข้าไปในแอปพลิเคชันนั้น ๆ โดยอัตโนมัติ
BYOM จำเป็นต้องเชื่อมต่อแบบไร้สายหรือไม่?
แม้ว่าส่วนใหญ่ระบบจะถูกออกแบบมาให้นำเสนอผ่านเทคโนโลยีไร้สาย เพื่อความสะอาดตาและสะดวกสบาย แต่ความจริงแล้ว BYOM ก็รองรับการเชื่อมต่อแบบใช้สายเช่นกัน โดยในปัจจุบันนิยมใช้สาย USB Type-C เพียงเส้นเดียวเสียบเข้ากับแล็ปท็อป ซึ่งจะทำหน้าที่ส่งทั้งภาพขึ้นจอ ดึงสัญญาณกล้อง ไมค์เข้าเครื่อง และชาร์จแบตเตอรี่ไปพร้อม ๆ กัน ขึ้นอยู่กับงบประมาณและดีไซน์ของห้องประชุมที่คุณต้องการ