Hybrid Meeting กลายเป็นรูปแบบการประชุมที่หลายองค์กรใช้กันทุกสัปดาห์ เพราะทีมงานไม่ได้นั่งอยู่ในออฟฟิศพร้อมกันทุกวันอีกต่อไป บางคนทำงานจากบ้าน บางคนอยู่ต่างสาขา บางคนกำลังเดินทางไปพบลูกค้า ปัญหาที่ตามมา คือการประชุมที่คนในห้องคุยกันเองได้ลื่นไหล แต่คนที่เข้าผ่านออนไลน์กลับได้ยินไม่ชัด มองไม่เห็นสไลด์ และหาจังหวะพูดไม่ได้ วิธีการแก้ปัญหาไม่ได้อยู่ที่โปรแกรมประชุมเพียงอย่างเดียว แต่อยู่ที่การวางระบบภาพและเสียงในห้อง ตั้งแต่จอแสดงผล โปรเจคเตอร์ กล้อง ไปจนถึงไมโครโฟน ควบคู่กับวิธีดำเนินการประชุมที่ดี บทความนี้ Project PRO จะพาไปรู้จักความหมายของ Hybrid Meeting ข้อดี และขั้นตอนการจัดประชุมให้ทุกฝ่ายมีส่วนร่วมได้เท่ากัน
Hybrid Meeting คืออะไร
Hybrid Meeting คือการประชุมที่ผู้เข้าร่วมส่วนหนึ่งนั่งอยู่ในห้องประชุมจริง และอีกส่วนหนึ่งเข้าร่วมจากที่อื่นผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์ เช่น Zoom, Microsoft Teams หรือ Google Meet ทั้งสองกลุ่มประชุมไปพร้อมกัน เห็นเอกสารชุดเดียวกัน และสามารถพูดคุยโต้ตอบกันได้แบบเรียลไทม์
หัวใจของการประชุมแบบไฮบริดคือประสบการณ์ที่เท่าเทียม คนที่อยู่ออนไลน์ควรมองเห็นหน้าคนในห้อง ได้ยินทุกคนชัด และเห็นเนื้อหาบนจอได้ใกล้เคียงกับคนที่นั่งอยู่ที่โต๊ะ ส่วนคนในห้องก็ควรเห็นและได้ยินเพื่อนร่วมงานที่อยู่ไกลอย่างเป็นธรรมชาติ ระบบที่ทำได้แบบนี้จึงต้องอาศัยทั้งอุปกรณ์ในห้อง การเชื่อมต่อเครือข่าย และซอฟต์แวร์ที่ทำงานร่วมกันได้ดี
ทำไม Hybrid Meeting จึงกลายเป็นมาตรฐานใหม่ของการทำงาน
เนื่องจากรูปแบบการทำงานของหลายองค์กรเปลี่ยนไปเป็นแบบผสม คือเข้าออฟฟิศบางวัน และทำงานจากที่อื่นบางวัน เมื่อทีมไม่ได้อยู่ที่เดียวกันตลอดเวลา การนัดประชุมที่บังคับให้ทุกคนต้องมานั่งในห้องจึงไม่สะดวกเท่าเดิม ขณะที่การประชุมออนไลน์ล้วนก็ทำให้คนที่อยู่ออฟฟิศอยู่แล้วต้องแยกกันนั่งหน้าคอมพิวเตอร์ของตัวเอง
โดยปัจจัยที่ทำให้การประชุมแบบไฮบริดถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลายมีหลายด้าน ทั้งเรื่องพฤติกรรมการทำงาน เทคโนโลยี และการบริหารต้นทุน ซึ่งสรุปเป็นประเด็นหลักได้ดังนี้
- รูปแบบการทำงานยืดหยุ่นขึ้น พนักงานจำนวนมากทำงานแบบ Hybrid Work ทำให้การประชุมต้องรองรับทั้งคนในออฟฟิศและคนที่อยู่นอกสถานที่
- ทีมกระจายหลายพื้นที่ องค์กรที่มีหลายสาขา หรือทำงานร่วมกับพาร์ตเนอร์และลูกค้าต่างจังหวัด ต่างประเทศ ประชุมร่วมกันได้โดยไม่ต้องเดินทาง
- เทคโนโลยีเข้าถึงง่ายขึ้น กล้องและไมโครโฟนสำหรับห้องประชุม ระบบแชร์จอไร้สาย และจอ Interactive มีให้เลือกหลายระดับ ตั้งแต่ห้องเล็กไปจนถึงห้องประชุมใหญ่
- ความคาดหวังเรื่องการมีส่วนร่วม ผู้บริหารต้องการให้ทุกคนได้แสดงความเห็นเท่ากัน ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน
ข้อดีของ Hybrid Meeting
Hybrid Meeting ไม่ได้มีประโยชน์แค่เรื่องความสะดวก แต่ยังส่งผลต่อคุณภาพของงานและต้นทุนขององค์กรด้วย ทั้งนี้ประโยชน์ที่ได้จริงจะมาก หรือน้อยขึ้นอยู่กับการวางระบบในห้องและวิธีดำเนินการประชุมของแต่ละทีม
เพิ่ม Productivity ในการประชุม
เมื่อผู้เกี่ยวข้องเข้าร่วมได้จากทุกที่ การประชุมจึงมีคนที่ตัดสินใจได้ครบในครั้งเดียว ไม่ต้องรอนัดใหม่เพราะคนสำคัญติดอยู่ต่างสถานที่ การตัดสินใจเรื่องสำคัญจึงเดินหน้าได้เร็วขึ้น
นอกจากนี้ ห้องประชุมที่มีจอแสดงผลชัดและระบบแชร์หน้าจอที่ใช้ง่าย ช่วยลดเวลาที่เสียไปกับการต่อสายหรือสลับเครื่อง ผู้นำเสนอส่งภาพจากแล็ปท็อปขึ้นจอได้รวดเร็วขึ้น ทั้งคนในห้องและคนออนไลน์เห็นเนื้อหาเดียวกันพร้อมกัน เมื่อเริ่มประชุมได้ตรงเวลา ทีมก็มีเวลาโฟกัสกับเนื้อหาจริงมากขึ้น
ประหยัดเวลาการเดินทาง
การเดินทางไปประชุมข้ามสาขา หรือไปพบลูกค้าอาจใช้เวลาครึ่งวันหรือทั้งวัน โดยเฉพาะในเมืองที่การจราจรติดขัด Hybrid Meeting ช่วยให้ผู้เข้าร่วมที่อยู่ไกลเข้าร่วมได้จากโต๊ะทำงานของตัวเอง แล้วกลับไปทำงานต่อได้ทันทีเมื่อประชุมจบ เวลาที่ได้คืนมานี้สามารถนำไปใช้กับงานที่สร้างผลลัพธ์ได้มากกว่า เช่น เตรียมข้อมูลให้ลูกค้า ติดตามงานของทีม หรือพักผ่อนให้พร้อมสำหรับการประชุมครั้งถัดไป
ประหยัดค่าใช้จ่ายและงบประมาณ
เมื่อจำนวนการเดินทางลดลง ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องก็ลดลงตามไปด้วย องค์กรสามารถนำงบส่วนนี้ไปลงทุนกับระบบห้องประชุมที่ใช้งานได้ระยะยาวแทน ค่าใช้จ่ายที่มักลดลงได้ชัดเจนมีดังนี้
- ค่าเดินทาง ค่าน้ำมัน ค่าทางด่วน ค่าตั๋วเครื่องบิน สำหรับการประชุมข้ามจังหวัด
- ค่าที่พักและเบี้ยเลี้ยง กรณีต้องเดินทางไปประชุมนอกสถานที่หลายวัน
- ค่าเช่าสถานที่ การประชุมที่ไม่จำเป็นต้องรวมทุกคนไว้ในห้องเดียว ใช้ห้องประชุมขนาดเล็กลงได้
4 ขั้นตอนการจัด Hybrid Meeting ให้ราบรื่น ไร้ปัญหาเทคนิค
แม้จะมีอุปกรณ์ครบ การประชุมก็ยังสะดุดได้ถ้าไม่มีการเตรียมตัว ขั้นตอนต่อไปนี้ช่วยให้ผู้จัดประชุมควบคุมได้ตั้งแต่ก่อนเริ่มจนถึงหลังจบ และช่วยลดปัญหาที่พบบ่อยกัน ดังนี้
1. ส่ง Agenda และลิงก์ล่วงหน้า
ส่งวาระการประชุม ลิงก์เข้าห้องออนไลน์ และเอกสารประกอบให้ผู้เข้าร่วมทุกคนก่อนวันประชุม เพื่อให้แต่ละคนเตรียมข้อมูลมาได้ตรงประเด็น Agenda ที่ดีควรระบุหัวข้อ ผู้รับผิดชอบ และเวลาที่ใช้ในแต่ละช่วง
สำหรับผู้เข้าร่วมออนไลน์ ควรแจ้งโปรแกรมที่ใช้และวิธีเข้าห้องให้ชัดเจน ส่วนผู้นำเสนอที่จะมาที่ห้อง ควรแจ้งว่าห้องรองรับการแชร์จอแบบใด เช่น ต่อสาย HDMI หรือส่งภาพแบบ Screen Mirroring จะได้เตรียมอุปกรณ์มาให้ตรงกัน
2. เทสต์ระบบและอุปกรณ์ก่อนเริ่ม 15 นาที
ปัญหาเทคนิคส่วนใหญ่ตรวจพบได้ก่อนเริ่มประชุม ผู้จัดหรือผู้ดูแลห้องควรเข้าห้องก่อนเวลาประมาณ 15 นาที แล้วไล่เช็กอุปกรณ์หลักตามรายการด้านล่างนี้ เพื่อให้มั่นใจว่าทั้งฝั่งห้องและฝั่งออนไลน์พร้อมใช้งาน
- ภาพ เปิดจอหรือโปรเจคเตอร์ เช็กความคมชัดและขนาดตัวอักษรว่าคนนั่งท้ายห้องอ่านได้
- กล้อง ปรับมุมให้เห็นผู้เข้าร่วมในห้องครบ ไม่ย้อนแสง
- เสียง ทดสอบไมโครโฟนทุกตำแหน่ง และลองฟังจากฝั่งออนไลน์ว่าได้ยินชัด ไม่มีเสียงสะท้อนหรือหอน
- สัญญาณอินเทอร์เน็ต ตรวจสอบสัญญาณอินเทอร์เน็ตให้เสถียร ถ้าเป็นไปได้ควรใช้สาย LAN กับเครื่องที่เปิดห้องประชุม
- การแชร์จอ ลองส่งภาพจากแล็ปท็อปของผู้นำเสนอขึ้นจอและขึ้นโปรแกรมประชุม
3. ใช้ Interactive Tools
เมื่อการประชุมเริ่มขึ้น ความท้าทายคือการทำให้คนออนไลน์ไม่กลายเป็นผู้ฟังอย่างเดียว เครื่องมือแบบโต้ตอบช่วยดึงทุกคนเข้ามามีส่วนร่วม เช่น การโหวตหรือโพลในโปรแกรมประชุม แชตสำหรับถามคำถาม และกระดานไวต์บอร์ดดิจิทัลที่ทุกคนเขียนร่วมกันได้
ในห้องประชุม จอ Interactive ช่วยให้ผู้นำเสนอเขียนอธิบายบนสไลด์ได้ทันที และแชร์ภาพบนกระดานไปให้คนออนไลน์เห็นพร้อมกัน ผู้ดำเนินการประชุมควรเปิดโอกาสให้ฝั่งออนไลน์พูดเป็นระยะ เช่น ถามความเห็นทีละคน แทนการรอให้เขากดขอพูดเอง
4. บันทึกและส่ง Minutes of Meeting หลังจบงาน
การประชุมจะเกิดผลก็ต่อเมื่อทุกคนรู้ว่าต้องทำอะไรต่อ หลังจบประชุมควรสรุปรายงานการประชุม (Minutes of Meeting) ส่งให้ผู้เข้าร่วมภายในวันเดียวกันหรือวันถัดไป โดยเนื้อหาควรครอบคลุมประเด็นต่อไปนี้
- มติและข้อสรุป เรื่องที่ตกลงกันได้ในที่ประชุม
- งานที่ต้องทำ ระบุผู้รับผิดชอบและกำหนดส่งให้ชัด
- ประเด็นค้าง เรื่องที่ต้องนำกลับมาคุยในการประชุมครั้งถัดไป
- ไฟล์บันทึก ลิงก์วิดีโอบันทึกการประชุม สำหรับคนที่ไม่ได้เข้าร่วมหรือต้องการทบทวน
ก่อนบันทึกวิดีโอ ควรแจ้งผู้เข้าร่วมทุกคนให้ทราบ และจัดเก็บไฟล์ตามนโยบายข้อมูลขององค์กร
สรุปบทความ
Hybrid Meeting คือการประชุมที่รวมผู้เข้าร่วมในห้องและผู้เข้าร่วมออนไลน์ไว้ในเวทีเดียวกัน ข้อดีหลักคือช่วยให้ทีมตัดสินใจได้เร็วขึ้น ลดเวลาเดินทาง และลดค่าใช้จ่ายขององค์กร แต่ประโยชน์เหล่านี้จะเกิดขึ้นได้เมื่อห้องประชุมมีระบบภาพและเสียงที่ดี และผู้จัดเตรียมการประชุมอย่างเป็นขั้นตอน ตั้งแต่ส่ง Agenda ทดสอบระบบ ใช้เครื่องมือโต้ตอบ ไปจนถึงส่งสรุปหลังประชุม
ห้องประชุมแต่ละห้องมีขนาด แสง และจำนวนผู้ใช้ต่างกัน การเลือกอุปกรณ์สำหรับห้องประชุมจึงควรเริ่มจากพื้นที่และการใช้งานจริง Project PRO ให้คำปรึกษาตั้งแต่การเลือกจอแสดงผล โปรเจคเตอร์ กล้อง ไมโครโฟน ระบบเสียง และจอ Interactive ไปจนถึงงานติดตั้งและบริการหลังการขาย ด้วยประสบการณ์มากกว่า 10 ปี และการเป็นตัวแทนจำหน่ายที่ได้รับการรับรองจากแบรนด์อย่าง Epson, Acer และ ViewSonic ทีมงาน Project PRO พร้อมช่วยประเมินห้องและแนะนำชุดอุปกรณ์ที่พอดีกับงบและรูปแบบการประชุมของคุณ สามารถสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ โทร. 063-702-7766 หรือ LINE @projectpro
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
Hybrid Meeting แตกต่างจาก Virtual Meeting อย่างไร?
Virtual Meeting คือการประชุมที่ผู้เข้าร่วมทุกคนอยู่ออนไลน์ แต่ละคนเข้าจากอุปกรณ์ของตัวเอง ส่วน Hybrid Meeting มีผู้เข้าร่วมบางส่วนนั่งอยู่ในห้องประชุมจริงด้วย จึงต้องมีกล้อง ไมโครโฟน และจอในห้องที่รับส่งภาพและเสียงให้คนออนไลน์ได้ชัดเจน การวางระบบจึงซับซ้อนกว่าการประชุมออนไลน์ล้วน
อุปกรณ์พื้นฐานที่ต้องมีสำหรับเริ่มทำห้องประชุม Hybrid มีอะไรบ้าง?
อุปกรณ์พื้นฐานสำหรับห้องประชุม Hybrid มีดังนี้ โปรเจคเตอร์ จอโปรเจคเตอร์ กล้อง ไมโครโฟนและลำโพง คอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ต
ห้องประชุมขนาดเล็ก (Huddle Room) สามารถทำเป็น Hybrid ได้หรือไม่?
ทำได้ ห้องประชุมขนาดเล็กสำหรับ 2 – 6 คนมักใช้อุปกรณ์แบบ All-in-One ที่รวมกล้อง ไมโครโฟน และลำโพงไว้ในตัวเดียว ต่อกับจอแสดงผลก็เริ่มประชุมได้ ช่วยประหยัดพื้นที่และติดตั้งง่าย ทั้งนี้ควรเลือกอุปกรณ์ให้เหมาะกับขนาดห้องและสภาพเสียงสะท้อนของห้องนั้น ๆ