Smart Office ส่งผลดีกับองค์กรได้อย่างน่าเหลือเชื่อ

ในปัจจุบันองค์กรธุรกิจทุกประเภทล้วนมีการนำเทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาประยุกต์ใช้ในกระบวนการทำงาน เพื่อให้มีประสิทธิภาพในการสร้างสรรค์ผลงานที่คุณภาพและใช้เวลาน้อยกว่าเดิม นั่นหมายความว่าการที่จะทำงานได้รวดเร็วขึ้นต้องมีขั้นตอนการทำงานบางอย่างที่ถูกปรับลดลงไป หลายคนอาจยังไม่มองไม่เห็นภาพว่าเทคโนโลยีพวกนี้คืออะไร วันนี้ Project Pro จะพาคุณไปทำความรู้จักกับ “สมาร์ทออฟฟิศ” แนวคิดที่ช่วยยกระดับองค์กรให้ทันสมัยได้อย่างแท้จริง

Smart Office คืออะไร?

สมาร์ทออฟฟิศ หรือ Smart Office คือ การนำเทคโนโลยีต่าง ๆ ที่ช่วยแก้ไขปัญหาในแง่ของการทำงาน เข้ามาประยุกต์ใช้ภายในสำนักงานให้มีความเสถียรภาพมากขึ้น โดยเป็นการช่วยปรับปรุงกระบวนการหรือลดขั้นตอนบางอย่างที่ส่งผลให้การดำเนินงานล่าช้า ทำให้พนักงานสามารถเค้นศักยภาพการทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพและรวดเร็วมากขึ้น โดยแนวคิดแบบสมาร์ทออฟฟิศนั้นจำเป็นต้องคำนึงถึง 3 ปัจจัยหลักดังต่อไปนี้

• People หรือพนักงานภายในองค์กรที่ต้องมีความพร้อมในการรับมือกับเทคโนโลยีและแนวทางการทำงานแบบใหม่
• Place สถานที่ทำงานก็จะต้องสอดคล้องกับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนไปด้วยเช่นกัน
• Technology เครื่องมือสำคัญสำหรับช่วยแก้ไขปัญหาการทำงานที่สอดคล้องกับความต้องการขององค์กร

Smart Office ส่งผลดีต่อองค์กรอย่างไร?

1. บรรยากาศในการทำงานของพนักงาน

เมื่อสถานที่ทำงานมีความเป็นสมาร์ทออฟฟิศที่เต็มไปด้วยเทคโนโลยีที่เอื้อต่อการทำงาน ทำให้บรรยากาศในการทำงานดูมีความน่าสนใจมากขึ้นไม่ทำให้พนักงานรู้สึกเบื่อหน่ายหรือจำเจ เมื่อภายในพื้นที่ทำงานมีการบริหารพื้นที่ให้เป็นสัดส่วนที่ชัดเจนก็จะช่วยเสริมความคิดสร้างสรรค์ของพวกเขาได้มากยิ่งขึ้น เช่น การจัดพื้นที่ Common Area สำหรับพบปะหรือประชุมทีม Hot Desk สำหรับนั่งทำงาน Phone Booth สำหรับคุยกับลูกค้า รวมไปถึงห้องประชุมสำหรับวาระสำคัญที่มีอุปกรณ์สำหรับ Presentation แบบครบถ้วน

2. เพิ่มประสิทธิภาพของงานได้

การสร้างสรรค์ผลงานจากพนักงานจะต้องอาศัยปัจจัยหลายอย่างทั้งอุปกรณ์การทำงาน พื้นที่ของพนักงาน รวมไปการตกแต่งภายในพื้นที่ออฟฟิศก็ถือเป็นอีกหนึ่งองค์ประกอบที่ช่วยกระตุ้นในการคิดงาน สามารถถ่ายทอดไอเดียต่าง ๆ ผ่านอุปกรณ์อย่างกระดานอัจฉริยะทั้งการใช้งานเพื่อต่อยอดไอเดียส่วนตัว การ Brainstorm ภายในทีม และการประชุมระหว่างทีมได้อย่างลงตัว ช่วยให้ตัวผลงานที่คุณภาพที่ดีขึ้นผ่านอุปกรณ์ที่เอื้ออำนวยต่อการคิดสร้างสรรค์ของสมาร์ทออฟฟิศ

3. มีความปลอดภัยในการทำงาน

นอกเหนือจากช่วยแก้ไขปัญหาด้านการทำงานแล้ว แนวคิดแบบสมาร์ทออฟฟิศยังสามารถนำเทคโนโลยีที่เกี่ยวกับความปลอดภัยภายในองค์กรมาประยุกต์ใช้ได้ด้วย เช่น ระบบสแกนลายนิ้วมือ ระบบ Time Attadance รวมไปถึงระบบรักษาความปลอดภัยสำหรับ Server ส่วนกลางเพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหลและถูก Hack ในระบบได้ด้วยเช่นกัน

4. ความสะดวกในการสื่อสารร่วมกัน

เรื่องการสื่อสารคือหนักสำคัญในการประสานงานร่วมกันของแต่ละฝ่ายในองค์กร ซึ่งการนำเทคโนโลยีออนไลน์เข้ามาใช้ในสมาร์ทออฟฟิศก็สามารถช่วยให้การสื่อสารระหว่างองค์กรเป็นเรื่องง่ายมากขึ้น เช่น ระบบ Google Workspace สำหรับใช้งานภายในองค์กร อุปกรณ์ Video Conference ในห้องประชุมเพื่อใช้งานระบบ Online Meeting เครื่องฉายโปรเจคเตอร์ในห้องประชุม เป็นต้น เมื่ออุปกรณ์สำหรับการสื่อสารพร้อมก็ทำให้การประสานงานเป็นเรื่องง่ายและไร้รอยต่อระหว่างทีม

5. ประหยัดพื้นที่ได้มากกว่า

แนวคิดแบบสมาร์ทออฟฟิศไม่จำเป็นต้องใช้พื้นที่ทำงานกว้างใหญ่เสมอไป เพราะตอบโจทย์ต่อการทำงานแบบ Remote Working ไม่เป็นจำเป็นต้องมาทำงานที่ออฟฟิศทุกวันแบบเดิม ๆ ด้วยระบบ CRM ส่วนกลางในการประสานงานระหว่างทีม ไม่จำเป็นต้องกำหนดที่นั่งตายตัวอยู่มุมไหนของออฟฟิศก็ทำได้ แต่ไม่จำเป็นต้องเผื่อพื้นที่เอกสารกว้าง ๆ แบบเดิม เพราะสามารถเก็บเอกสารในรูปแบบไฟล์ได้ผ่านระบบจัดเก็บฐานข้อมูลส่วนกลางแบบ Cloud ได้

สรุปเกี่ยวกับ Smart Office

มาถึงตรงนี้หลายคนคงพอเห็นภาพรวมกันแล้วว่าสมาร์ทออฟฟิศ หรือ Smart Office คืออะไรสามารถประยุกต์กับองค์กรตัวเองได้ยังไงบ้าง อย่างไรก็ดีการทำเทคโนโลยีเหล่านี้มาช่วยแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ในการทำงาน ถือว่าเป็นแนวทางที่องค์กรในปัจจุบันต้องปรับตัวให้ทัน เพื่อให้มีศักยภาพที่เพียงพอต่อการแข่งขันทางธุรกิจในตลาดเดียวกัน สำหรับใครกำลังมองหาอุปกรณ์โปรเจคเตอร์สำหรับออฟฟิศ Project Pro พร้อมให้คุณเลือกได้กับสินค้าจากแบรนด์ชั้นนำพร้อมบริการหลังการขายครบวงจร ปรึกษาการใช้งานติดต่อผ่านเว็บไซต์ของพวกเราได้เลย